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院属各部门:

    为了认真做好学院2006年度各项资料的整理归档工作,形成规范齐全的档案资料,请各部门于3月20日前将去年形成的所有需要存档的文档材料上交院办档案室。

    谢谢支持！

    院办公室

    2007年3月5日

 

    附件：

    各处（室）系文档资料归档范围及要求

    一、归档范围

    （一）各处（室）系需收集并上交档案室的文件材料：

    1.中共中央、国务院、教育部、交通部、省委、省政府、交通厅、教育厅等上级机关直接下发至各部门的文件；

    2.各处（室）系内部所形成的文件材料；

    3.每学期、学年度工作计划、总结；

    4.各项重大活动形成的计划、总结、报告、会议纪要等所有文字材料、照片等；

    5.各个系学生参加各项竞赛、比赛等重大活动的情况汇报材料；

    6.各种统计报表和统计分析材料；

    7.各处（室）系制定的各种工作制度、办法、规定、条例；

    8.正式出版或被教学中所利用的本院教师自编（协编）的教材；

    9.各项质量调查、评估材料（含总的评审意见）；

    10.各类事件、事故的调查处理等材料、照片等；

    11.教师教学经验总结、教学教研成果、论文（含在各级学术组织年会或其他专门性学术研讨会、专业期刊杂志上发表的学术论文）；

    12.反映本院活动的照片、影片、录音、录像、奖状、奖品、锦旗、纪念物品等。

    （二）除以上文档材料外，依据各处（室）系的不同情况，以下单位还需追加其他文档材料：

    1.教务处：

    ⑴学院教学教研工作会议记录；

    ⑵学院教学教研工作计划、经验总结材料；

    ⑶学院教学计划、教学大纲、教学改革方案的定稿；

    ⑷每学期的专业设置、学制、课程安排、教学进程、课时（学时）计划、教师工作量等；

    ⑸毕业生成绩总表，优秀的、典型的毕业论文、毕业设计及评审意见；

    ⑹教学实习、生产实习的计划、大纲、总结、实习指导书、实习讲义、实习结果鉴定，有代表的实习报告，社会实践、社会调查和实习事故调查处理材料；

    ⑺各系各专业教材使用目录；

    ⑻新生名册、新生注册名册及统计表；

    ⑼毕业、结业学生名册、成绩卡片、毕业照等；

    ⑽其他应归档的文档材料。

    2.学生处：

    ⑴学生转、退、休、复学，升、留级材料；

    ⑵对学生的奖、惩材料，学生优秀事迹介绍；

    ⑶学生思想政治工作的文件材料；

    ⑷在校学生名册、学生干部名册、学生情况统计表；

    ⑸毕业学生学籍卡片；

    ⑹学代会全套文件，以及各种声像、照片等文件材料；

    ⑺其他应归档的文档材料。

    3.招生就业处：

    ⑴招生、毕业生分配工作的计划、方案、总结、报告、批复、招生简章、专业介绍等材料；

    ⑵新生录取审批表；

    ⑶对毕业学生质量的计划、总结、调查表以及用人单位对毕业生质量的评审意见等；

    ⑷其他应归档的文档材料。

    4.团委

    ⑴学院团委召开的代表大会全套文件，以及各种声像、照片等文件材料。

    ⑵学院团委介绍信存根；

    ⑶党校的各种材料；

    ⑷其他应归档的文档材料。

    5.人事处：

    ⑴学院的干部任免、调动、培训、考核、进修，专业技术职务评定、聘任，以及职工的录用、转正、定级、调资、退休、离休、奖惩等文件材料；

    ⑵教职工名册、报表；

    ⑶其他应归档的文档材料。

    6.纪检监审处：

    ⑴纪律检查、各项督察等方面的文件材料；

    ⑵各种审计报告；

    ⑶纪律处分等相关材料；

    ⑷其他应归档的文档材料。。

    7.财务处：

    ⑴财务预算决算等相关材料；

    ⑵财务报表；

    ⑶对上级机关、外单位的请示、报告、函等；

    ⑷其他应归档的文档材料。

    8.基建办：

    ⑴学院各项工程的合同、协议书等文件材料；

    ⑵学院各项工程的所有基建档案；

    ⑶学院占地面积、固定资产、校舍情况等的报表材料；

    ⑷其他应归档的文档材料。

    9.保卫处：

    ⑴治安保卫等文件材料；

    ⑵有关征兵工作的系列材料；

    ⑶安全简报；

    ⑷其他应归档的文档材料。

    10.成教部：

    ⑴成人教育和各类培训班形成的文件材料；

    ⑵成人教育学生花名册；

    ⑶其他应归档的文档材料。

    11.办公室：

    ⑴中共中央、国务院、教育部、交通部、省委、省政府、交通厅、教育厅等上级机关关于学校工作的文件；

    ⑵上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；

    ⑶上级机关颁发的属于本院分管业务并要执行的文件以及普发的、非本院分管业务的但需要贯彻执行的法规性文件、资料；

    ⑷党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察学院工作的重要讲话、批示、题词、照片和有特殊保存价值的声像等材料；

    ⑸上级机关转发本院情况的文件（包括报纸、刊物转载）；

    ⑹学院党委、行政会议记录、纪要和专业性会议形成的材料；

    ⑺学院颁发的各种形式的文件、资料的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；

    ⑻学院向上级机关的请示、报告与上级机关的批复文件；

    ⑼学院的机构设置、启用印章的文件、规定等材料；

    ⑽学院的组织沿革、大事记、年鉴，反映本院重要活动事件的剪报、声像、荣誉证书、奖状、奖品有纪念意义和凭证性的实物和照片等文件材料；

    ⑾各种合同、协议书等文件材料；

    ⑿财务、物资、档案交付的凭证、清册等文件材料；

    ⒀本院出版及发行的各种刊物；

    ⒁开学、放假的有关材料（含开学、毕业典礼报告）；

    ⒂党委召开的代表大会、工作会议的全套文件；

    ⒃学院介绍信存根；

    ⒄其他应归档的文档材料。

    二、归档要求

    1.凡规定要归档的文件材料，要求收集齐全、完整，并整理打印好档案目录。

    2.按照"办理完毕即归档"的要求，所有文件材料必须在事情办理完毕后在第一时间上交档案室。