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关于上交2006年度文档材料的通知
日期:2015-11-04  编辑:admin  来源: 

院属各部门:

    为了认真做好学院2006年度各项资料的整理归档工作,形成规范齐全的档案资料,请各部门于3月20日前将去年形成的所有需要存档的文档材料上交院办档案室。

    谢谢支持!

    院办公室

    2007年3月5日

 

    附件:

    各处(室)系文档资料归档范围及要求

    一、归档范围

    (一)各处(室)系需收集并上交档案室的文件材料:

    1.中共中央、国务院、教育部、交通部、省委、省政府、交通厅、教育厅等上级机关直接下发至各部门的文件;

    2.各处(室)系内部所形成的文件材料;

    3.每学期、学年度工作计划、总结;

    4.各项重大活动形成的计划、总结、报告、会议纪要等所有文字材料、照片等;

    5.各个系学生参加各项竞赛、比赛等重大活动的情况汇报材料;

    6.各种统计报表和统计分析材料;

    7.各处(室)系制定的各种工作制度、办法、规定、条例;

    8.正式出版或被教学中所利用的本院教师自编(协编)的教材;

    9.各项质量调查、评估材料(含总的评审意见);

    10.各类事件、事故的调查处理等材料、照片等;

    11.教师教学经验总结、教学教研成果、论文(含在各级学术组织年会或其他专门性学术研讨会、专业期刊杂志上发表的学术论文);

    12.反映本院活动的照片、影片、录音、录像、奖状、奖品、锦旗、纪念物品等。

    (二)除以上文档材料外,依据各处(室)系的不同情况,以下单位还需追加其他文档材料:

    1.教务处:

    ⑴学院教学教研工作会议记录;

    ⑵学院教学教研工作计划、经验总结材料;

    ⑶学院教学计划、教学大纲、教学改革方案的定稿;

    ⑷每学期的专业设置、学制、课程安排、教学进程、课时(学时)计划、教师工作量等;

    ⑸毕业生成绩总表,优秀的、典型的毕业论文、毕业设计及评审意见;

    ⑹教学实习、生产实习的计划、大纲、总结、实习指导书、实习讲义、实习结果鉴定,有代表的实习报告,社会实践、社会调查和实习事故调查处理材料;

    ⑺各系各专业教材使用目录;

    ⑻新生名册、新生注册名册及统计表;

    ⑼毕业、结业学生名册、成绩卡片、毕业照等;

    ⑽其他应归档的文档材料。

    2.学生处:

    ⑴学生转、退、休、复学,升、留级材料;

    ⑵对学生的奖、惩材料,学生优秀事迹介绍;

    ⑶学生思想政治工作的文件材料;

    ⑷在校学生名册、学生干部名册、学生情况统计表;

    ⑸毕业学生学籍卡片;

    ⑹学代会全套文件,以及各种声像、照片等文件材料;

    ⑺其他应归档的文档材料。

    3.招生就业处:

    ⑴招生、毕业生分配工作的计划、方案、总结、报告、批复、招生简章、专业介绍等材料;

    ⑵新生录取审批表;

    ⑶对毕业学生质量的计划、总结、调查表以及用人单位对毕业生质量的评审意见等;

    ⑷其他应归档的文档材料。

    4.团委

    ⑴学院团委召开的代表大会全套文件,以及各种声像、照片等文件材料。

    ⑵学院团委介绍信存根;

    ⑶党校的各种材料;

    ⑷其他应归档的文档材料。

    5.人事处:

    ⑴学院的干部任免、调动、培训、考核、进修,专业技术职务评定、聘任,以及职工的录用、转正、定级、调资、退休、离休、奖惩等文件材料;

    ⑵教职工名册、报表;

    ⑶其他应归档的文档材料。

    6.纪检监审处:

    ⑴纪律检查、各项督察等方面的文件材料;

    ⑵各种审计报告;

    ⑶纪律处分等相关材料;

    ⑷其他应归档的文档材料。。

    7.财务处:

    ⑴财务预算决算等相关材料;

    ⑵财务报表;

    ⑶对上级机关、外单位的请示、报告、函等;

    ⑷其他应归档的文档材料。

    8.基建办:

    ⑴学院各项工程的合同、协议书等文件材料;

    ⑵学院各项工程的所有基建档案;

    ⑶学院占地面积、固定资产、校舍情况等的报表材料;

    ⑷其他应归档的文档材料。

    9.保卫处:

    ⑴治安保卫等文件材料;

    ⑵有关征兵工作的系列材料;

    ⑶安全简报;

    ⑷其他应归档的文档材料。

    10.成教部:

    ⑴成人教育和各类培训班形成的文件材料;

    ⑵成人教育学生花名册;

    ⑶其他应归档的文档材料。

    11.办公室:

    ⑴中共中央、国务院、教育部、交通部、省委、省政府、交通厅、教育厅等上级机关关于学校工作的文件;

    ⑵上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料;

    ⑶上级机关颁发的属于本院分管业务并要执行的文件以及普发的、非本院分管业务的但需要贯彻执行的法规性文件、资料;

    ⑷党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察学院工作的重要讲话、批示、题词、照片和有特殊保存价值的声像等材料;

    ⑸上级机关转发本院情况的文件(包括报纸、刊物转载);

    ⑹学院党委、行政会议记录、纪要和专业性会议形成的材料;

    ⑺学院颁发的各种形式的文件、资料的签发稿、印制稿,重要文件的修改稿;

    ⑻学院向上级机关的请示、报告与上级机关的批复文件;

    ⑼学院的机构设置、启用印章的文件、规定等材料;

    ⑽学院的组织沿革、大事记、年鉴,反映本院重要活动事件的剪报、声像、荣誉证书、奖状、奖品有纪念意义和凭证性的实物和照片等文件材料;

    ⑾各种合同、协议书等文件材料;

    ⑿财务、物资、档案交付的凭证、清册等文件材料;

    ⒀本院出版及发行的各种刊物;

    ⒁开学、放假的有关材料(含开学、毕业典礼报告);

    ⒂党委召开的代表大会、工作会议的全套文件;

    ⒃学院介绍信存根;

    ⒄其他应归档的文档材料。

    二、归档要求

    1.凡规定要归档的文件材料,要求收集齐全、完整,并整理打印好档案目录。

    2.按照"办理完毕即归档"的要求,所有文件材料必须在事情办理完毕后在第一时间上交档案室。

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