院属各部门:
为了认真做好学院2006年度各项资料的整理归档工作,形成规范齐全的档案资料,请各部门于3月20日前将去年形成的所有需要存档的文档材料上交院办档案室。
谢谢支持!
院办公室
2007年3月5日
附件:
各处(室)系文档资料归档范围及要求
一、归档范围
(一)各处(室)系需收集并上交档案室的文件材料:
1.中共中央、国务院、教育部、交通部、省委、省政府、交通厅、教育厅等上级机关直接下发至各部门的文件;
2.各处(室)系内部所形成的文件材料;
3.每学期、学年度工作计划、总结;
4.各项重大活动形成的计划、总结、报告、会议纪要等所有文字材料、照片等;
5.各个系学生参加各项竞赛、比赛等重大活动的情况汇报材料;
6.各种统计报表和统计分析材料;
7.各处(室)系制定的各种工作制度、办法、规定、条例;
8.正式出版或被教学中所利用的本院教师自编(协编)的教材;
9.各项质量调查、评估材料(含总的评审意见);
10.各类事件、事故的调查处理等材料、照片等;
11.教师教学经验总结、教学教研成果、论文(含在各级学术组织年会或其他专门性学术研讨会、专业期刊杂志上发表的学术论文);
12.反映本院活动的照片、影片、录音、录像、奖状、奖品、锦旗、纪念物品等。
(二)除以上文档材料外,依据各处(室)系的不同情况,以下单位还需追加其他文档材料:
1.教务处:
⑴学院教学教研工作会议记录;
⑵学院教学教研工作计划、经验总结材料;
⑶学院教学计划、教学大纲、教学改革方案的定稿;
⑷每学期的专业设置、学制、课程安排、教学进程、课时(学时)计划、教师工作量等;
⑸毕业生成绩总表,优秀的、典型的毕业论文、毕业设计及评审意见;
⑹教学实习、生产实习的计划、大纲、总结、实习指导书、实习讲义、实习结果鉴定,有代表的实习报告,社会实践、社会调查和实习事故调查处理材料;
⑺各系各专业教材使用目录;
⑻新生名册、新生注册名册及统计表;
⑼毕业、结业学生名册、成绩卡片、毕业照等;
⑽其他应归档的文档材料。
2.学生处:
⑴学生转、退、休、复学,升、留级材料;
⑵对学生的奖、惩材料,学生优秀事迹介绍;
⑶学生思想政治工作的文件材料;
⑷在校学生名册、学生干部名册、学生情况统计表;
⑸毕业学生学籍卡片;
⑹学代会全套文件,以及各种声像、照片等文件材料;
⑺其他应归档的文档材料。
3.招生就业处:
⑴招生、毕业生分配工作的计划、方案、总结、报告、批复、招生简章、专业介绍等材料;
⑵新生录取审批表;
⑶对毕业学生质量的计划、总结、调查表以及用人单位对毕业生质量的评审意见等;
⑷其他应归档的文档材料。
4.团委
⑴学院团委召开的代表大会全套文件,以及各种声像、照片等文件材料。
⑵学院团委介绍信存根;
⑶党校的各种材料;
⑷其他应归档的文档材料。
5.人事处:
⑴学院的干部任免、调动、培训、考核、进修,专业技术职务评定、聘任,以及职工的录用、转正、定级、调资、退休、离休、奖惩等文件材料;
⑵教职工名册、报表;
⑶其他应归档的文档材料。
6.纪检监审处:
⑴纪律检查、各项督察等方面的文件材料;
⑵各种审计报告;
⑶纪律处分等相关材料;
⑷其他应归档的文档材料。。
7.财务处:
⑴财务预算决算等相关材料;
⑵财务报表;
⑶对上级机关、外单位的请示、报告、函等;
⑷其他应归档的文档材料。
8.基建办:
⑴学院各项工程的合同、协议书等文件材料;
⑵学院各项工程的所有基建档案;
⑶学院占地面积、固定资产、校舍情况等的报表材料;
⑷其他应归档的文档材料。
9.保卫处:
⑴治安保卫等文件材料;
⑵有关征兵工作的系列材料;
⑶安全简报;
⑷其他应归档的文档材料。
10.成教部:
⑴成人教育和各类培训班形成的文件材料;
⑵成人教育学生花名册;
⑶其他应归档的文档材料。
11.办公室:
⑴中共中央、国务院、教育部、交通部、省委、省政府、交通厅、教育厅等上级机关关于学校工作的文件;
⑵上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料;
⑶上级机关颁发的属于本院分管业务并要执行的文件以及普发的、非本院分管业务的但需要贯彻执行的法规性文件、资料;
⑷党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察学院工作的重要讲话、批示、题词、照片和有特殊保存价值的声像等材料;
⑸上级机关转发本院情况的文件(包括报纸、刊物转载);
⑹学院党委、行政会议记录、纪要和专业性会议形成的材料;
⑺学院颁发的各种形式的文件、资料的签发稿、印制稿,重要文件的修改稿;
⑻学院向上级机关的请示、报告与上级机关的批复文件;
⑼学院的机构设置、启用印章的文件、规定等材料;
⑽学院的组织沿革、大事记、年鉴,反映本院重要活动事件的剪报、声像、荣誉证书、奖状、奖品有纪念意义和凭证性的实物和照片等文件材料;
⑾各种合同、协议书等文件材料;
⑿财务、物资、档案交付的凭证、清册等文件材料;
⒀本院出版及发行的各种刊物;
⒁开学、放假的有关材料(含开学、毕业典礼报告);
⒂党委召开的代表大会、工作会议的全套文件;
⒃学院介绍信存根;
⒄其他应归档的文档材料。
二、归档要求
1.凡规定要归档的文件材料,要求收集齐全、完整,并整理打印好档案目录。
2.按照"办理完毕即归档"的要求,所有文件材料必须在事情办理完毕后在第一时间上交档案室。
- 上一篇: [重要通知]关于上交寒假加班表的...
- 下一篇: [病毒预报]我们要和“礼物”说不 ...